Электронный документооборот - ASDIS

Актуальность внедрения систем электронного документооборота (СЭД).

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

• Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

При внедрении СЭД приобретаются как тактические, так и стратегические выгоды.

Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др.

 К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации.

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• Улучшение контроля за исполнением документов

Компанией Cybernet была разработана система электронного документооборота ASDIS, предназначенная для государственных учреждений. ASDIS учитывает всю специфику работы и бизнес процессов государственных учреждений Азербайджанской Республики, так же как и легко адаптируется к изменениям национального законодательства.  Ключевыми факторами, обуславливающими выбор в пользу системы электронного документооборота ASDIS являются:

• Система ASDIS является лидером азербайджанского рынка и наиболее востребованной системой среди государственных учреждений Азербайджанской республики. Система используется Министерством Налогов АР, Ипотечным Фондом Азербайджана, Государственным Комитетом по вопросам имущества, Государственным  Агентством по услугам населению и социальным инновациям при Президенте Азербайджанской Республики (ASAN)
• Система ASDIS изначально адаптированна под специфику работы азербайджанских государственных учреждений, в ней учтены все требования азербайджанского законодательства, особенности рабочих процессов госудаственных структур АР, что позволяет уменьшить расходы на адаптацию, интеграцию, технические руководства, обучение по сравнению с прочими представленными на рынке системами документооборота.
• Высокая надежность системы, низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями, представленными на рынке.
• Простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
• Гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
• Веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных
• Кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux,  Sun Solaris, и др.;
• Возможность интегрировать систему ASDIS с эксплуатируемыми системами организации;
• Возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Следствием внедрения системы электронного документооборота ASDIS являются:

• оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
• ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
• надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа , а также пользователях, ответственных за данный документ;
• снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;
• снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;
• отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;
• резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
• система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
• инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
• накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

Внедрение системы ASDIS, разработанной компанией Cybernet, позволяет:

• уменьшить накладные расходы на доставку, обработку и хранение документов;
• сократить непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников;
• снизить финансовые потери, связанные с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
• повысить уровень предоставляемых услуг;
• укрепить исполнительскую дисциплину;

Результатом эффективного внедрения системы документооборота ASDIS являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации